O que não deixar para a última hora em um evento?

Vários momentos da nossa vida ou mesmo das conquistas de uma empresa ou corporação podem levar à realização de um evento. A principal certeza sobre este assunto é que alguns pontos do planejamento não podem ficar para a última hora.

Como todo tipo de festa ou celebração sempre envolve convidados, e como sempre ocorrerá de nós não termos intimidade com muitos deles, é imprescindível ter esse “tato” sobre como conduzir a realização, para que ela não frustre seu público.

Para tanto a pesquisa, o planejamento e a profissionalização são indispensáveis. Então, se você quer entender melhor essas dicas, siga conosco até o fim da leitura.

 

Entendendo a fundo o que é um bom evento

Como é sabido por todos nós, é comum ocorrer de, em um evento corporativo, alguns funcionários da própria empresa ficarem encarregados de algumas funções durante o momento da celebração.

Também assim, um evento pessoal pode levar o promotor da festa a colocar alguns parentes ou amigos em postos chaves para que nada fuja ao controle e ao planejado.

Contudo, é preciso considerar que, dependendo do tamanho do acontecimento, do perfil de convidados que serão recebidos e do estilo geral do evento, talvez não seja possível levar a administração na informalidade, ao menos não até o fim do processo.

Talvez não seja preciso contratar a consultoria mais cara. Mas há escritórios que prestam esse tipo de serviço e acumulam outras expertises da área, como assessoria de imprensa, gestão de pessoas e até comunicação visual ou mídia out of home.

Obviamente, uma empresa mais bem preparada poderá dar um suporte melhor. Então por mais que pessoas de confiança possam ajudar nas fases preliminares de pesquisa e cotação, é preciso entender que um evento é um serviço profissional.

Nesse sentido, o orçamento torna-se um dos fatores mais decisórios sobre qual tipo de evento será promovido. Mas, mesmo economizando, o fato é que um evento exige o suporte de pessoas treinadas e especializadas.

Afinal, um bom evento não é exatamente como um almoço ou jantar que eventualmente você dê em sua casa, não é mesmo? O qual, aliás, também dependeria totalmente das pessoas que você convidaria.

O que complica a fórmula é justamente a proporção do acontecimento, e a variedade de imprevistos e elementos que podem fugir do controle de um time pequeno ou despreparado de organizadores.

Uma festa caseira não precisa de uma lavadora de louça industrial, por exemplo. Talvez um evento de pequeno porte também não precise, mas, como vimos, o know-how de uma empresa que já tenha lidado com equipamentos assim seria mais valioso.

Por isso, neste artigo nós decidimos abordar os pontos mais práticos e imediatos de um acontecimento especial, que são aqueles que não podem ser deixados para a última hora, tais como:

  • Convites e divulgação;
  • Recepção e acessibilidade;
  • Timing dos tipos de cardápio;
  • Escolha do local e cenografia.

 

Importância da gestão de convites ou divulgação

Certamente um dos pontos que mais podem decepcionar o promotor de um evento ao fim da festa é o número total de convidados que compareceram.

Claro que uma margem de ausência já é considerada e esperada desde o início. Contudo, se 30% ou mais das pessoas que receberam convite não comparecem, algo deu muito errado.

Um modo de introduzir o assunto é justamente este: “as pessoas que receberam o convite”. Sempre será válido recorrer aos convites físicos, feitos por uma empresa de comunicação visual ou mesmo por uma gráfica local.

Mas é preciso lembrar, entre outras coisas, da importância de pedir uma confirmação de recebimento e de comparecimento. 

Quando os convites são feitos virtualmente, por e-mails ou pelas redes sociais, isso é ainda mais importante.

A verdade é que pode ocorrer de a taxa de pessoas não comparecidas ser muito alta, mas não porque elas não tenham chegado a receber o convite ou chegado a confirmar o recebimento. Então por quê?

Bem, além dessa premissa é preciso que haja uma logística eficiente no tocante ao prazo de antecipação. Ou seja, a maioria das pessoas não pode receber um convite para um evento em dia útil na mesma semana em que ele ocorrerá.

Dependendo do caso, se for algo como um casamento, aniversário, confraternização corporativa ou qualquer outro acontecimento que costuma ocorrer em locais afastados, talvez seja preciso avisar com meses de antecedência.

Assim como uma empresa de locação de mesa para festa não pode ser avisada ou contratada na última hora, pois precisará cumprir uma agenda e seguir uma logística, também os convidados terão de conciliar suas agendas pessoais.

Portanto, para que o promotor do evento não precise ficar decepcionado com a ausência daquela pessoa que ele tinha certeza de que iria, a gestão dos convites precisa ser bem feita, levar todos os fatores em conta e, com certeza, não pode ficar para a última hora.

Até mesmo se o evento for corporativo e lidar com lista aberta de convidados, é preciso pensar bem nessa gestão. Neste caso, usando e abusando das redes sociais, inclusive lançando mão de anúncios e impulsionamento de postagem.

 

A arte de saber recepcionar todo tipo de gente

Aquele ditado de que a primeira impressão é a que fica é especialmente válida quando falamos sobre a recepção de um evento.

A dica de ouro aqui é que a recepção vai muito além da simples lista de convidados e de alguém para liberá-los na entrada do local reservado para o acontecimento.

Também é por isso que este ponto não pode ficar para a última hora. Uma recepção bem elaborada começa levando em conta os detalhes para que cada um se sinta bem acolhido.

Hoje em dia, uma rampa de acessibilidade pode ser um grande diferencial, mesmo no caso em que não haja PCDs (Pessoas Com Deficiência) na lista, já que algum acompanhante de um dos convidados pode se enquadrar nesse grupo social.

Seguindo essa lógica, não é difícil imaginar que é preciso pensar sobre estacionamento e serviços de valet, bem como sobre auxiliares para o caso de ser preciso amparar os convidados com guarda-chuvas, e daí em diante.

A agilidade é essencial e sempre joga a favor de quem promove o evento. Um exemplo similar é o de uma empresa de portaria virtual, que leva facilidade a condomínios residenciais e corporativos, com base no controle de entrada e saída de pessoas.

Justamente porque a recepção não pode ser um desafio para ninguém, mas apenas um detalhe técnico, que não comprometa o foco que deve recair sobre o motivo de o dia do evento ser um dia especial.

Outro ponto fundamental é que o cardápio pode e deve fazer parte da recepção, no sentido de que seria de bom tom ter alguns couverts e petiscos para servir às pessoas que já forem chegando.

Especialmente porque alguns convidados tendem a chegar na hora, mas outros sempre atrasam. Sendo que não é bom adiantar a refeição principal, e nem deixar aqueles que chegaram na hora esperando demais.

 

Por dentro do local e da cenografia do evento

Um ponto fundamental que pode causar um desconforto imenso no promotor de um evento é a questão da taxa de acomodação das pessoas.

Realmente, se a falta de muitas pessoas é algo ruim, é igualmente negativo conceber um local pequeno demais para a quantidade de pessoas que compareceram.

A dica é sempre mirar na possibilidade mais alta possível, de modo que o resultado final fique ao menos no nível médio de realização. 

Daí também a importância de não deixar esse ponto para a última hora.

Ao se programar, planejar e profissionalizar devidamente seu evento, será possível, por exemplo, contar com uma empresa de cenografia para eventos, a qual é contratada justamente para levar a questão do espaço da festa a um nível excepcional.

As questões iniciais do local da festa são relativamente óbvias. Como o endereço, que exige alguns pontos de cuidado: se for na cidade, é preciso pensar em local estratégico, de fácil acesso e com boa receptividade (como tratado acima).

Se for no campo, é preciso pensar no deslocamento das pessoas, nas regiões de terra e grama e no estilo de vestuário que foi indicado pelo dress code do convite, etc.

Mas essas questões são apenas o início de um bom planejamento. Quando se fala em cenografia, já é a hora de pensar no entretenimento que o local permite, bem como na experiência e no impacto que cada um terá do início até o fim do evento.

As empresas de cenografia agem mais ou menos como uma empresa de montagem de stands, que precisa exprimir a identidade visual e verbal de uma marca em um espaço físico que será utilizado por tempo curto em uma feira de negócios.

No caso dos eventos isso pode ir desde a sonorização e a iluminação do espaço até questões como sinalização e vestuários dos colaboradores do local.

Certamente o promotor do evento vai querer deixar tudo “com a sua cara”, como se diz. Justamente por isso é preciso pensar na cenografia de modo tão profissional, bem como não deixá-la para a última hora de modo nenhum.

Com isso vemos como existem alguns pontos essenciais a respeito de um evento, os quais não podem ser “improvisados”. Ao contrário, é preciso pesquisar, programar e profissionalizar a celebração, para que ela cause o efeito desejado.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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