Saiba como organizar um evento do 0

Quem acha que organizar um evento é algo simples está muito enganado.

 

Além de ser uma atividade que demanda planejamento, a organização de eventos tem sido cada vez mais estratégicas, ainda mais quando falamos de feiras, congressos, apresentações, entre outros encontros corporativos.

 

Mas, até mesmo, festas de casamento, aniversário, bodas e confraternizações com os amigos demandam tempo e dedicação. Afinal de contas, ninguém quer ir a um evento mal preparado, não é mesmo?

 

Pensando nisso, o artigo de hoje vai trazer algumas dicas de como organizar um evento do zero, para você que quer arrasar na sua festa.

 

Ficou curioso(a)? Então, acompanhe o nosso texto!

1 – Faça uma lista de tudo que o seu evento precisa

Antes de colocar a mão na massa, você precisa se planejar para o evento. E para que essa tarefa fique mais fácil, uma dica é colocar tudo no papel, em forma de lista.

 

Não exclua nada – desde os mínimos detalhes, até o que é essencial para a festa.

 

Por exemplo, você vai precisar fazer o aluguel de materiais para eventos? Se sim, quais materiais são esses?

 

Assim, você pode visualizar exatamente o que a sua festa precisa, além de já ter uma noção de gastos, tempo de planejamento e quantas pessoas serão necessárias para fazer o evento acontecer.

 

Aliás, a sua lista também pode conter o nome dos responsáveis por cada coisa dentro do evento. Desse jeito, fica mais fácil delegar funções, ou procurar fornecedores.

2 – Saiba a quantidade de pessoas convidadas

Saber a quantidade de convidados do seu evento é o principal para dar início à organização. 

 

Afinal de contas, dependendo do número de pessoas, você saberá se pode fazer a festa em um restaurante para ir em grupo, ou em um grande salão de festas.

 

Por isso, junto com a listagem de materiais e coisas que o seu evento precisa, faça um lista de convidados.

 

Além disso, saber o número de convidados é fundamental para ter um teto de gastos, já que essa quantidade afeta diretamente o preço de buffet (quando pago por pessoas), bem como a quantidade de comes e bebes da festa.

 

Por exemplo, você compra salgados para aniversário, de acordo com o número de pessoas convidadas, para que todos saiam bem servidos do evento.

3 – Escolha um espaço adequado

Depois de saber quem serão os convidados, está na hora de procurar um local para a realização do evento.

 

Vale dizer que, para a escolha do espaço, não somente é levada em consideração a quantidade de pessoas, mas também outros fatores, por exemplo:

 

  • A localização;
  • A infraestrutura;
  • A comodidades (estacionamento, ar condicionado, etc.);
  • A acessibilidade (para pessoas com deficiência);
  • Entre outros.

 

Além disso, verifique se o espaço é compatível para todos os itens que farão parte do seu evento.

 

Por exemplo, se você vai chamar uma banda, veja se o local disponibiliza uma entrada para o rider técnico banda, bem como para os instrumentos e um palco de apresentação.

 

Outro fator fundamental quanto ao espaço, é verificar se o local já não está reservado para a data do seu evento.

 

Algumas festas, como as de casamento, geralmente seguem a disponibilidade dos salões, mas outros eventos, como aniversários, confraternizações da empresa e shows não podem ser definidos pelo cronograma do espaço, pois eles têm uma data fixa.

4 – Veja a necessidade de acessórios adicionais

Depois de reservar um espaço, pode ser que a sua lista de materiais para o evento se modifique. 

 

Isso, porque alguns salões já contam com buffet incluso, ou então, oferecem decoração, assim por diante.

 

No entanto, pode haver a necessidade de acessórios adicionais. Um bom exemplo são os espaços a céu aberto, muito usados em casamentos.

 

Embora muito bonitos, pode ser preciso usar tendas, para que os convidados não sofram com a alta incidência de luz solar ou com as chuvas.

5 – Faça a contratação de fornecedores e participantes

Dependendo do tipo de evento, você pode precisar chamar participantes. As apresentações corporativas, por exemplo, necessitam de um bom palestrante, para captar a atenção dos convidados e contribuir para o sucesso do evento.

 

Em outros casos, como casamentos, os fornecedores serão os grandes responsáveis pelo desenvolvimento da festa, com o oferecimento de comes e bebes, decoração, etc.

 

Assim, se o salão não oferecer buffet, você pode ter que contratar um restaurante para casamento, bem como uma empresa especializada em artigos decorativos, entre outros fornecedores.

 

Nesta etapa, é importante fazer uma ampla pesquisa, especialmente para comparar preços.

 

Por conta disso, recomenda-se que o planejamento do seu evento se inicie com bastante antecedência, para que você possa conhecer muitos fornecedores, negociar e escolher os melhores profissionais, com calma.

 

No caso dos casamentos, recomenda-se que a preparação da festa seja feita até 1 ano antes.

6 – Ofereça diversão aos convidados

Ninguém gosta de planejar um evento, nos mínimos detalhes, e perceber que seus convidados estão falando mal da festa. Isso pode ser muito decepcionante!

 

Por isso, uma maneira de evitar que as pessoas não gostem do seu evento é oferecendo diversão.

 

De maneira simples, você pode fazer com que os convidados tenham momentos muito prazerosos na sua festa.

 

O aluguel de cabine de fotos, por exemplo, tornou-se muito comum nos casamentos. Com ela, seus convidados podem tirar fotografias fantasiados, com acessórios e ter um registro da festa.

 

Além disso, muitos eventos contam com tequileiros, dançarinos, entre outras atrações que podem contribuir para a diversão dos convidados.

 

Mas lembre-se: escolha o que cabe dentro do seu orçamento!

7 – Faça a divulgação do seu evento

Essa parte é mais dirigida aos eventos corporativos, ou festas abertas ao público. Casamentos e aniversários costumam não ser divulgados, uma vez que a lista de convidados já é preestabelecida.

 

Mas se não for o caso, você precisa pensar em uma estratégia de divulgação.

 

Hoje em dia, uma boa maneira de fazer isso é por meio da internet. Alguns eventos contam até com sites próprios, além da promoção por meio das redes e mídias sociais.

 

A grande vantagem da divulgação online está no baixo preço de investimento. Muitas vezes, nem é preciso gastar dinheiro, visto o alcance das redes sociais.

 

Mas se for necessário, com um baixo orçamento você pode alcançar muitas pessoas e, assim, contribuir para o sucesso do seu evento.

 

No caso de casamentos e festas de aniversários, algumas pessoas utilizam sites especializados para colocar a lista de presentes.

8 – Atualize a sua checklist

Lembra da nossa primeira dica, que foi criar uma lista com todos os materiais e atividades necessárias para o evento? Pois bem, está na hora de atualizar esse checklist!

 

Veja o que você já fez, quais contratos fechou e se é necessário incluir ou retirar algo. Desse modo, fica muito mais fácil visualizar como está a organização do seu evento.

 

Além disso, não se esqueça de colocar na sua checklist os dados de contatos de todos os fornecedores. 

 

Assim, caso você tenha que falar com alguns deles com urgência, não precisa perder tempo procurando o número de telefone ou e-mail.

9 – Não se esqueça do pós-festa

Muitas pessoas só se preocupam com o dia da festa, esquecendo que depois disso, há muito o que fazer.

 

Por exemplo, dependendo do local escolhido, você pode ter que contratar uma empresa de limpeza para eventos, ainda mais se o espaço não der suporte pós-festa.

 

Por isso, é importante ler todas as especificações do contrato quando você vai fechar negócio com salões, fornecedores e outros participantes do evento.

 

Além disso, no caso de encontros corporativos ou acadêmicos, é preciso entregar certificado aos participantes. 

 

Nesses casos, elabore um documento com informações sobre data em que ocorreu o evento, logo, local, tema.

10 – Ouça o feedback dos convidados e participantes

Para saber se, de fato, o seu evento foi um sucesso, você precisa ouvir o que os participantes e convidados têm a dizer. É o famoso “feedback”.

 

Isso, porque os feedbacks ajudam na organização de eventos futuros, já que você pode saber o que as pessoas gostaram ou não durante o encontro.

 

Aliás, vale a pena ressaltar que a organização de eventos é uma tarefa muito complexa, que exige demais de seus responsáveis. Então, é preciso saber se tudo que você planejou foi bem executado.

 

Uma maneira de obter o feedback dos participantes e convidados é por meio das pesquisas de satisfação. Elas podem ser anônimas e você pode enviá-las por e-mail.

 

Desse modo, você vai conseguir entender o que deu certo no seu evento e, portanto, pode ser repetido, bem como o que precisa melhorar, e o que não deve, de jeito algum, acontecer novamente.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *