Entenda como escolher um bom lugar para organizar o seu evento

Para organizar o seu evento é preciso muita calma, cuidado e atenção na hora de escolher um bom lugar. Muitas pessoas se apegam a outros detalhes, como data, hora e decoração como fatores importantes.

De fato, tudo isso é imprescindível e faz parte de um evento de sucesso. Mas o local onde ele vai acontecer precisa sim ser adequadamente escolhido.

Não basta que ele seja apenas bem localizado ou que tenha espaço suficiente, ou ainda que ofereça segurança estacionamento, etc. Um bom espaço para eventos precisa ser adequado à ocasião.

Casamentos, aniversários, confraternizações empresariais, dentre outras situações exigem um espaço distinto para que o acontecimento seja memorável e fique registrado como uma boa recordação.

É justamente nesse ponto que muitas pessoas erram, por acreditarem que comportar adequadamente os convidados é o suficiente. Claro que isso é importante, mas não é o único fator.

Além disso, antes de escolher o local é preciso planejar e levar diversos pontos em consideração. É isso que vai definir se o seu evento será um sucesso ou um fracasso.

Por isso, neste artigo, reunimos as principais dicas para você escolher o local mais adequado.

 

Como um bom espaço faz a diferença

Um evento de sucesso envolve fazer as melhores escolhas. Isso inclui escolher o espaço mais adequado, pois é ele quem garante boas ou más experiências para as pessoas presentes.

Os acontecimentos sempre são marcados pelo lugar onde tudo acontece, por isso, é necessário ter atenção a todos os detalhes. 

Além disso, quando o local atende a todas as necessidades do evento, ele marca essa data de maneira positiva.

Para que o lugar atenda às necessidades particulares de cada tipo de evento, é necessário fazer um planejamento, pensando em todas as suas características.

Então, ao visitar o local pela primeira vez, é necessário prestar atenção em tudo, de acordo com as necessidades do evento.

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O espaço ideal para cada evento

É comum que as pessoas pensem em cada detalhe para marcar seu evento de maneira positiva, como oferecer almofadas personalizadas de brinde ou lembrança.

Mas é importante entender que de nada adianta investir no melhor cardápio, na melhor decoração e pensar na melhor data se o local não é apropriado.

 Cada evento demanda uma atenção especial, e podemos citar como exemplo:

 

Palestras, Conferências e Congressos

Esses eventos exigem um espaço especial. Para ajudar na escolha, separamos alguns itens mais comuns, como:

  • Auditórios;
  • Salões amplos;
  • Cadeiras confortáveis;
  • Bom som acústico.

Isso porque, nessas ocasiões, as pessoas passam muito tempo sentadas e precisam ouvir quem está palestrando ou o que acontece no local.

Por isso, é muito desagradável quando, nesses tipos de eventos, os ambientes não oferecem essas possibilidades.

Também é importante garantir uma boa iluminação com o uso de equipamentos adequados. Dentre os principais é importante averiguar microfones, caixas de som, projetores, etc.

Esses equipamentos são essenciais para garantir o bom andamento do evento. Para dar um toque especial, uma dica é providenciar um porta guardanapo personalizado para o coquetel.

 

Cursos e Workshops

O principal foco desse tipo de evento é o ensino. Por isso, os espaços devem favorecer a transmissão da mensagem e de todo o conteúdo abordado.

Algumas boas opções são salas de aula, auditórios, podendo até mesmo ser realizado em locais abertos.

No entanto, é importante observar se nos espaços fechados existem tomadas suficientes para o uso de equipamentos. 

Além disso, também é necessária a presença de uma bancada para o uso de itens como computadores.

 

Eventos empresariais

Geralmente, esse tipo de evento é realizado por conta de datas especiais como fim de ano e aniversário da empresa. Mas também é muito comum que esses eventos sejam para a realização de treinamentos.

Por isso, além de contar com um alarme sem fio para garantir a segurança, é necessário verificar se há espaço suficiente para a circulação de pessoas.

Além disso, é importante pensar em uma decoração que tenha tudo a ver com a decoração, e escolher um buffet de acordo com a demanda.

 

Feiras e exposições

Essas ocasiões sempre precisam de um espaço amplo, pois é necessário comportar stands e fazer com que as pessoas possam circular à vontade.

Também é possível realizar esses eventos em locais abertos, no entanto, é preciso ter uma boa previsão do tempo para que a chuva não estrague tudo.

 

Casamentos e aniversários

Esses dois tipos de eventos acontecem o ano inteiro. É importante contar com uma equipe ou profissional que oriente na hora de escolher o local.

Mesmo assim, é comum que eles sejam realizados em buffets ou em salões de festa adequados. 

Além de ser importante contar com cadeiras para eventos para que os convidados se acomodem, também é necessário que haja espaço para diversão.

Esse tipo de evento precisa contar com muita música e boa iluminação. Por isso, é importante ter um bom espaço para que as pessoas possam se divertir e dançar.

 

Entenda como escolher um bom lugar para organizar o seu evento

 

Como fazer a organização e o planejamento

Antes de visitar qualquer espaço para o seu evento, é importante organizar e planejar esse momento com calma. 

No entanto, as principais dicas são:

 

Pesquisar e criar um checklist

Antes de ir até o local é importante pesquisar qual é a real demanda do evento. Isso evita visitar espaços que não tenham o perfil necessário.

Para facilitar, é interessante fazer uma lista de tudo o que o evento precisa em questão de espaço.

Além disso, é importante levar o orçamento em conta, pois além de escolher um bom lugar é preciso pensar em painel de led para propaganda e muitos outros detalhes.

Somente dessa maneira é possível encontrar o espaço ideal, sem afetar as finanças e permitindo investir em outras necessidades.

 

Pense no número de participantes

O número de participantes ou convidados esperados é a base para escolher o lugar adequado. 

Uma dica é se basear em edições anteriores, mas caso seja o primeiro, verifique as inscrições e as vendas de ingressos.

No caso de oficinas e workshops, é imprescindível pensar nos equipamentos que serão usados e também se o local oferece espaços exclusivos para isso.

 

Exigir alvará de funcionamento

O auto de vistoria do corpo de bombeiros é um documento que atesta que o local possui as condições adequadas de funcionamento, sem apresentar riscos de incêndio, além de possuir os equipamentos necessários de combate ao fogo.

Dentro dessas condições, o local passa a contar com seu alvará de funcionamento e está liberado para receber qualquer tipo de atividade, inclusive eventos.

Para averiguar essas informações, basta acessar o site da prefeitura do local. Mas se o local, apesar de ser perfeito, não possuir o alvará, o próprio organizador pode buscar essa regulamentação.

 

Verificar a segurança

A segurança do local é uma das características mais importantes a serem verificadas. Mesmo porque, mais do que garantir que tudo corra bem, a segurança é um atrativo para os participantes.

Se o local tiver uma equipe com treinamento de primeiros socorros em dia, com certeza este é um bom negócio, mas nem sempre oferecido. No entanto, questões básicas precisam estar presentes.

Por isso, é interessante verificar se o estacionamento possui vagas suficientes, se é um local de fácil acesso e se há espaço adequado para carga e descarga de equipamentos. Além disso, verificar se há saídas de emergência é indispensável.

 

Garantir acessibilidade

A acessibilidade é algo muito importante para fazer com que um evento seja inclusivo. Portanto, é fundamental que o local garanta acessibilidade para pessoas com algum tipo de deficiência física.

É interessante que ele tenha, por exemplo, rampas de acesso na entrada, além de corrimões em banheiros, escadas e sanitários para deficientes.

Mas caso o local ideal seja encontrado e não conte com melhor acessibilidade, uma dica é informar isso aos participantes antes de eles realizarem inscrições.

 

Verifique a higiene

Os cuidados com segurança e acessibilidade são importantes, por isso, contar com suporte para extintor de chão e outros equipamentos é importante, mas nada é mais desagradável do que um espaço sujo e sem o mínimo de higiene.

Paredes emboloradas, sanitários com mau cheiro e falta de equipamentos mínimos é péssimo para a imagem do evento e seus organizadores. Por isso, é fundamental estar atento a esses detalhes.

 

Conclusão

Pensar em todos esses fatores faz toda a diferença na hora de escolher um local. Mas isso só é possível com organização e conhecendo bem as necessidades do evento.

Com tudo isso bem delimitado e esclarecido, fica muito mais fácil saber tudo o que é necessário e fazer um bom evento.

Com certeza os participantes ou convidados vão se sentir muito mais satisfeitos e a ocasião será um grande sucesso.  

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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