Dicas importantes para organizar um evento Open Bar

Promover uma festa Open Bar tem como objetivo principal atrair um maior número de convidados, isso porque grande parte do público prefere a possibilidade de beber livremente, pagando por isso somente o valor de entrada.  O produtor quer lucrar com o evento, enquanto os convidados querem aproveitar a festa e as bebidas oferecidas. Para que tanto o produtor como as pessoas saiam satisfeitos, é preciso alguns cuidados na hora de planejar esse evento.

Dicas importantes para organizar um evento Open Bar

Conhecer o público alvo é a dica número um para poder conduzir o planejamento do evento. A partir daí deve-se estudar o que será oferecido de bebida e definir o preço do convite, pensando sempre no valor que esse público está disposto a pagar e o lucro desejado. O sucesso da venda de ingressos já se inicia com esses dois pontos. Se as pessoas não aprovarem o tipo e a marca das bebidas, ou também acharem que o valor cobrado é aquém do que irão usufruir, certamente eles não irão à festa. Alguns eventos oferecem um open bar parcial, ou seja, escolhem uma determinada bebida para oferecer ilimitadamente. Ou ainda o Open bar pode ser somente até uma determinada hora, por exemplo.

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Dicas importantes para organizar um evento Open Bar

Número de convidados x quantidade de bebidas. Esse denominador é o que irá garantir grande parte da satisfação dos compradores, afinal uma festa open bar tem que ser livre do começo ao fim. Em contrapartida, deve-se também pensar no lucro da organização, portanto é crucial ter em mente a quantidade de convidados para calcular as bebidas. Geralmente calcula-se a quantidade da seguinte forma:

Homens: Consumo de 1 Litro por noite

Mulheres: Consumo de ½ Litro por noite

 

Vodka – 1 litro para 10 pessoas     Refrigerante – 1 Lt p/ cada Lt

Whisky – 1 litro para 10 pessoas    Refrigerante – 1 Lt p/ cada Lt

Gelo – 1 Kg por pessoa

Cerveja – 1 litro por pessoa

Chopp – 1 litro por pessoa

Vinho – 1 litro para 8 pessoas

Refrigerante – 600 ml por pessoa

Água – 200 ml por pessoa

Espumante – 600 ml para cada 2 pessoas

Caipirinha – 1 litro para 20 caipirinhas. Calcular 2 por pessoa

 

Os cálculos apresentados dependem muito de algumas variáveis:

  • Faixa etária
  • Clima
  • Tempo de duração
  • Variedade de bebidas
  • Horário
  • Data
  • Se será servido comida

 Dicas importantes para organizar um evento Open Bar

LEMBRETE: Não há um cálculo 100% certo, até porque existem algumas variáveis que são difíceis de prever. Para isso, além de pensar cuidadosamente, tenha sempre um plano b, um estoque reserva e um fornecedor de prontidão.

Estude a participação de apoiadores, parceiros e patrocinadores para dar maior visibilidade e estrutura para o evento.

Apoiadores: Facilita de alguma forma o evento, seja apenas na divulgação ou cedendo o espaço para a festa. Exemplo: Rádio local ou Clube.

Parceiros:  É como se fosse um sócio que possui objetivos em comuns ou complementares ao do evento. Uma empresa de foto e filmagem, por exemplo.

Patrocinador: Pode bancar um valor financeiro,bancar um produto relevante para o evento ou vender a preço de custo. Ex: Fabricante ou distribuidor de bebida.

Definido os pontos acima, a hora agora é pensar na estrutura do local. Planejar os bares, deixando as bebidas e o gelo em locais de fácil acesso para a rápida distribuição. Além disso, para evitar grande aglomeração de pessoas num mesmo ponto e filas enormes, defina diferentes locais para os pontos de bebidas. Evite colocar próximo à saída ou entrada, na pista de dança ou próximos a banheiros. Algumas organizações pecam nesse sentido com o objetivo de atrasar a distribuição propositalmente ou apenas por falhas operacionais. Preze sempre pela satisfação dos convidados.

Falando nisso, os banheiros são bastante requisitados em eventos open bar, isso porque se ingere grande quantidade de líquido. Verifique se o local possui a quantidade suficiente e tenha uma equipe de limpeza de prontidão para organização contínua. Esse é outro dos principais pontos falho de um evento. Nada mais desagradável do que usar um banheiro em más condições de higiene.

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Dicas importantes para organizar um evento Open Bar

Ainda em infraestrutura, confira se o local possui alvará de licença junto a órgãos competentes (prefeitura, bombeiros, vigilância sanitária), verifique todos os itens de segurança, como extintores, saída de emergência, treinamento da equipe para qualquer imprevisto. Dependendo da quantidade de pessoas, o alvará é requisitado para a realização da festa. Consulte a prefeitura local e bombeiros e faça o que tenha que fazer, pensando na segurança de todos em 1º lugar. Mantenha uma equipe médica e bombeiros para acompanhamento do evento.

Segurança. Um local onde a grande maioria ingeriu bebida alcoólica está propenso a ter confusões e brigas. Contrate uma equipe de segurança treinada para esse tipo de evento. Redobre a atenção para evitar confusões de maiores proporções. Aos mais exaltados e alterados, convide-os a se retirarem.

Por fim. Invista na divulgação. Flyers, Banners, Outdoors, Rádio e Tv são alguns canais para alcançar uma grande quantidade de pessoas. Divulgações nas redes sociais começaram a ganhar força, crie seu evento e divulgue para o público desejado. Outra possível alternativa é contar com o apoio dos centros acadêmicos dos cursos em faculdades, que são administrados pelos próprios estudantes.

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1 thought on “Dicas importantes para organizar um evento Open Bar

  1. Open bar sempre é complicado porque as pessoas as vezes consomem demais, e é necessário todo cuidado para atende-las da melhor forma possível. Um ponto importante a ser lembrado é o piso do local, porque as pessoas derrubam muita bebida no chão, então deve ser anti-derrapante e ter constante limpeza durante o evento.

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