Como produzir um evento cultural

Como produzir um evento cultural

A primeira coisa a se fazer antes de querer organizar um evento cultural, é pesquisar a principal diferença entre produtor de eventos e produtor cultural.

O produtor cultural, normalmente, associa todos os significados da atividade nas artes. Ele promove o diálogo nas diferentes relações entre os artistas, profissionais da cultura, público, mídia entre outros. O produtor de eventos, que também organiza eventos culturais, planeja, orienta e acompanha as fases da realização do evento.

Entendido isso, vamos a parte prática!

O primeiro passo para realizar um evento cultural é definir metas. Crie seu público alvo. Se for um lançamento de livro, pesquise o número de pessoas e veja se o local suporta isso.

Depois fique atento a detalhes. Não deixe passar detalhes ligados aos equipamentos, infra-estrutura do local, capacidade entre outros. Cada detalhe é muito importante em todo tipo de evento.

Contrate uma equipe capacitada e com experiência em eventos culturais. Dificilmente você conseguirá fazer o evento inteiro sozinho. Por isso, deve contar com uma equipe que você confie e que seja habilitada para atuar em várias funções do evento.

Faça uma planejamento financeiro. Comece fazendo um orçamento detalhado. Você deve contar com imprevistos para depois não sair no prejuízo. Nossa dica é que você trabalhe diretamente com planilhas, dificilmente você perderá o controle assim.

Conheça os valores para não ser passado para trás. É importante entender um pouco da área financeira nessa etapa, desde preço de ingressos até captação de patrocínio. E não se esqueça, o lucro será dividido entre funcionários. Defina quanto cada um ganhará para voltar nas metas.

Pesquise e tenha bons fornecedores. Faça um check-list com telefones da equipe. Desde iluminadores até arquitetos, mondadores de palco, buffets…

Pense nas estratégias de divulgação. A divulgação varia de acordo com cada tipo de evento. E ela é a principal chave para você ter público no dia. Lembre-se que blogs e redes sociais são plataformas virtuais que tem, com certeza, uma grande visibilidade. Veja se o seu público está nas redes e invista nisso. Sorteios, compartilhamentos, vídeos virais não precisam de um custo muito elevado e ajuda a divulgar seu evento.

Muitas vezes, os eventos culturais tem caráter beneficente e dependem muito de patrocinadores. Crie modelos de patrocínio onde seu patrocinador será beneficiado e você com certeza conseguirá a verba adequada para o evento. Nessa hora, você deve abusar de sua imaginação. Veja exemplos de eventos de sucesso e tente se inspirar neles.

Feito tudo isso, na fase de preparação, você e sua equipe devem pesquisar sobre o tema do evento. É sempre bom usar a pesquisa e a informação, para que todos entendem o que devem fazer e não cometam gafes no dia. Veja quais são as prioridades ao realizar seu evento. Se for uma exposição de fotos, por exemplo, o ideal é ressaltar o papel de cada artista e disponibilizar a melhor visualização para os convidados.

Lembre-se de supervisionar passo a passo todas as equipes e fornecedores contratados. Feito isso, no dia estará tudo perfeito ou quase tudo, imprevistos sempre acontecem.

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